【起業】オンライン秘書とは

 

最近、スタートアップやベンチャー企業を中心に広まりつつあるオンライン秘書(オンラインアシスタント)。

僕はスタートアップを中心にたくさんの会社を見てコンサルティングなどを、オンライン秘書を導入して効率化すべきと思うことが何度もありました。

最近ではオンライン秘書を運営している企業の社長とかに会いに行って話を聞いたりしていて、ますますベンチャーがオンライン秘書を使うべきだと思います。

私の実体験からオンライン秘書を使うべき理由についてご紹介します。




1.オンライン秘書とは

オンライン秘書とはアメリカで始まったといわれているサービスで、名前の通りオンラインで様々な仕事をやってくれます。

日本にある多くのオンライン秘書サービスでは、秘書業務はもちろんのこと人事や経理webサイト運用まで様々な煩わしい業務をやってくれるところが多いです。

この業務の代行を素人ではなくて人事だったら人事経験のある人、経理だったら経理経験のある人に委託ができます。

バックオフィス系の業務を素人が行うとなると多大な労力と多大なストレスを抱えますが、オンライン秘書フジ子さんのようなサービスであれば、時給換算で2000円程度の料金でプロに業務を委託することができます。

 

 

2.ベンチャー企業がオンライン秘書を使うべき理由

ここからから本題。

ベンチャー企業がなぜオンライン秘書を使うべきなのか。

 

①全てやるのは無理がある

営業、マーケティング、広報、総務、人事。

スタートアップやベンチャー企業において経営者は幅広いことをやらないといけません。

専門的にその分野のスキルを身につけているわけではないので、時間がかかるだけではなく、作業の質も低くなってしまいます。

起経営者が普段慣れないバックオフィス系の仕事をしても時給1000円以下の価値の仕事しかできないでしょう。

オンライン秘書を使うことによって、適材適所の人材活用ができるのでおすすめです。

 

②得意なことができなくなる

バックオフィスなど経営者がやるべきでない仕事まで自分で行うと本来経営者がやるべき仕事ができなくなります。

人には向き不向きがあります。

人が好き、営業が好きで外に出るのが好きな人は分析するのが苦手で、分析するのが得意な人はコミュニケーションを苦手にしていることが多いです。

将来のことを考えるのが得意な人は単純作業が苦手で単純作業が苦手な人は将来を考えるのが得意だったりします。

人は不向きなことをやりすぎると、得意なことがだんだんできなくなってきます。

得意な人に任せてコストパフォーマンスの高い仕事をやってもらったほうが、よっぽど効率的です。

大きな収益を目指す前に効率的な仕事方法の追求を行いましょう。




③コスパがいい

なんといってもオンライン秘書はコスパがいいです。

その道のプロに仕事をお願いするので質が高いのはもちろんのこと、料金面でも大きなメリットがあります。

その理由が一線を退いた主婦を使っていること。

オンライン秘書の裏で働いているのは、結婚や出産前にバリバリ活躍をしていたレベルの高い主婦たちです。

場所や時間などの制約で社会復帰できなかった主婦たちが、オンライン秘書を支えています。

社会復帰をしたくてもできない優秀な人材をオンライン秘書を使えば、安く使うことが出来ます。

オンライン秘書以外の選択肢となると、アルバイトなどを雇うことになりますが、教育コストも採用コストもかかります。

その上すぐ辞めるリスクもあるので、オンライン秘書のほうがよっぽどコスパが優れています。

 

④モチベーション向上

モチベーションが向上するのは、オンライン秘書を使う大きなメリットです。

スタートアップやベンチャー企業の社長がやらないといけないことの幅と量があまりにも多いです。

たくさんある業務の中には当然、その人に向かない業務ってけっこうあって、その向かない業務をやって社長のモチベーションは気づかない合間に低下していきます。

このモチベーション低下は社長のパフォーマンスを大きく下げることになる。

社長のパフォーマンスの低下だけではなくその下からついてくる社員や従業員たちがその影響を受けて、パフォーマンスが低下していきます。

苦手なことを質の高いオンライン秘書に任せて、好きなことでモチベーションを維持するのが合理的な判断です。

 

⑤採用コストがかからない

採用コストがかからないのはオンライン秘書の大きなメリットです。

アルバイトでも正社員でも人を採用するのにはコストがかかります情報掲載するだけでもお金がかかるし、成果報酬型でもけっこうなお金を引かれます。

無料で使える採用媒体などもありますが、それを使うのにも人的コストがかかります。

採用媒体以外にも、候補者との面接調整や面接、その他の業務の時間的コストがかかってきます。

その中において、採用コストがかからないオンライン秘書は使い勝手がいいといえます。

 

⑥教育コストがかからない

オンライン秘書で働いている人たちは秘書業務のプロたちです。

未経験の秘書を雇うとなると0から仕事を教えないといけないので、教育コストがかかります。

その上、覚えるまでは投資の期間になるので、無駄にお金を払わないといけないですし、やめるリスクさえあります。オンライン秘書ではそもそもプロなので教育コストもかかりませんし、フジ子さんのような安いオンライン秘書であれば、アルバイト並みの安さで雇うことができるたりするので、大きなメリットを享受することができます。

 

⑦気に入らなかったらすぐ切れる

気に入らなかったらすぐ切れるのもオンライン秘書のメリットです。

正社員で人を雇用するとなると、様々なリスクが存在します。採用に失敗してその人の能力ややる気がない人を雇ってしまうケースもあります。

活躍できないだけならまだしも、その悪影響が周りの従業員にも波及して足を引っ張る中心になるケースも以外と多い。

また、経営が傾いたときに従業員を解雇したいとなっても、正社員として雇用したら解雇するのはかなり大変です。

一方でオンライン秘書は契約期間はありますが、その契約期間が満了したときに継続しなければいいだけの話なので、簡単に契約をきることができます。

 

 

3.オンライン秘書のデメリット

コストパフォーマンスがいいオンライン秘書ですが、もちろんオンライン秘書を使うデメリットはあります。

 

①全てがオンライン

オンライン秘書は名前のとおりオンラインで仕事を依頼することになります。

なので、対面でオンライン秘書を頼みたいとなっても頼むことはできないないので、対面での仕事にこだわる企業には向いていません。

 

②作業状況をチェックできない

オンライン秘書はオンラインで仕事を行っているために、ちゃんと作業してくれているのかを直にチェックすることができません。

相手を信頼して仕事を任せることができないとこのサービスを使いこなすのは難しいでしょう。




4.おすすめできるオンライン秘書サービス

ここまでベンチャー企業やスタートアップがオンライン秘書を使うべき理由をご紹介してきました。

次に、おすすめのオンライン秘書サービスをご紹介します。

 

①フジ子さん…継続率90%

フジ子さんの売りはなんといっても料金。

フジ子さんを運営している会社に聞いたんだけど、時給換算での料金はびっくりするくらい安いです。

フジ子さんの料金はオンライン秘書業界水準の半額以下。

料金が安い理由は、単純作業と付加価値の高い仕事を分けて仕事をお願いしていること。

付加価値の高い仕事をレベルの高いオンライン秘書にお願いすることによって、効率的に仕事を行うことができるので、安い料金で提供できています。

フジ子さんのオンライン秘書を使った企業からの評価は高くて、なんと継続率は90%もある。

ここまで継続率が高いのは、お客様に満足してもらっている証拠なので、継続率の高さからもフジ子さんを使うことをおすすめしています。

 

②キャスタービズ…高品質のサービス

キャスタービズは高価格戦略を取っているオンライン秘書。頼める内容はフジ子さんと似ていて、違うところと言えばフジ子さんよりより優秀な人を確保しているところ。

とはいえ、トライアルで1ヶ月12万円からなので初回お試しをする先としては少し割高かもしれません。

事業が軌道に乗り更に成長を目指そうとする段階でこちらに切り替えるという使い方がいいかもしれません。

 

③Genny

Gennyは「メール確認、返信代行」「スケジュール管理」「ドライバー手配、運行管理」「アポイント調整」「調査、報告」「ビジネスランチ、会食予約」「出張手配」「契約書作成補助」「名刺管理」「経費精算補助」の10の項目から選べるオンライン秘書サービス。

フジ子さんやキャスタービズと比べて項目が絞られています。

 

 

5. まとめ

ここまでオンライン秘書を使うべき理由についてご紹介してきました。

お金や人員が限られているベンチャー企業にとってオンライン秘書はぜひ使ってみてほしいサービスです。

テストするのにもそんなに大きなお金がかかるわけではないから、一度試してみてみてください。

もしかしたら、あなたの企業の生産性を大きく上げてくれるかもしれませんよ。

 

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